Com mais empresas e indivíduos gravitando em direção ao vida profissional híbrida, existem muitas novas soluções de trabalho flexíveis disponíveis para facilitar a sua integração. As empresas estão explorando o conceito de 'mesa quente' onde os funcionários não têm mais mesas permanentes e, em vez disso, tornam-se um espaço de trabalho compartilhado onde os funcionários podem reservar seus lugares. Há muitos benefícios em mudar para um hot-desking, como maior flexibilidade no local de trabalho para os funcionários, custos de escritório e economia de energia e mais colaboração no escritório. 

No entanto, ele vem com seus desafios – o principal deles é gerenciar espaços de mesa e reservar seu lugar.

Neste artigo, vamos aprofundar gerenciamento de reservas de mesa, problemas que você enfrenta e soluções que você pode considerar.

Continue lendo para saber mais!

Desafios de reserva de mesa

Enquanto um trabalho híbrido tem muitos benefícios, também existem vários desafios que acompanham a implementação de um conceito de escritório compartilhado. Mas não se preocupe, também forneceremos algumas soluções a serem consideradas!

Vejamos alguns dos problemas de reserva de mesa e soluções sobre como superá-los.

Problema #1: Espaço de escritório não utilizado ou excesso de capacidade

Às vezes, você pode enfrentar uma situação em que pode superestimar quantos funcionários de sua equipe gostariam de voltar ao escritório. Definitivamente não seria o suficiente espaços de trabalho para seus funcionários usarem no escritório e pode ser difícil se comunicar e alocar o espaço de trabalho para os funcionários em tal situação.

Por outro lado, o cenário oposto pode acontecer quando há uma subcapacidade dos membros de sua equipe ou funcionários que gostariam de trabalhar no escritório. Essa pode ser uma situação complicada, porque você não saberia como prever quantas pessoas virão e o custo de reabrir o escritório não valeria a pena se o número de pessoas que estão voltando ao trabalho não atingir um determinado número mínimo.

Além disso, quando os funcionários sabem quem vem trabalhar no escritório, podem até sentir mais motivado para vir trabalhar no escritório também!

Solução #1: Aplicativo de reserva de mesa compartilhada

Automatize o processo! Existem várias soluções especialmente para o desk booking – e elas são extremamente úteis para economizar tempo na administração do desk booking e também dar aos seus funcionários mais autonomia para controlar o próprio desk booking. Você não precisa se preocupar com notificações de reserva de última hora, pois seu aplicativo pode otimizar o espaço e gerenciar reservas em tempo real.

Outro aspecto útil é que esses aplicativos vêm equipados com ferramentas de análise e coleta de dados que otimizam seu espaço e também podem ajudar a estimar a capacidade do espaço do escritório.

 É importante que você escolha um provedor que funcione melhor para você e sua organização e realmente considere todas as opções disponíveis.

Problema #2: Reserva de última hora em escritório compartilhado

É importante ter a opção de ter flexibilidade para última reserva. Isso não apenas permitirá que seus funcionários tenham a opção de voltar ao escritório, mas também ajudará a atender a quaisquer circunstâncias imprevistas em que seja necessário que eles voltem ao escritório. Pode ser difícil coordenar a reserva de última hora e planejar situações como essa, e é por isso que isso também pode ser um desafio que você pode enfrentar ao implementar uma estratégia de reserva de mesa.

Solução #2: Códigos QR e dispositivos de reserva em escritório compartilhado

Você pode criar um código QR para o site de reservas de mesa, onde os funcionários podem ter acesso facilmente a ele e evitar o incômodo de lembrar o endereço do site. Ao mesmo tempo, você também pode receber todas as informações em um só lugar com comunicação mínima de ida e volta - para que você não precise estimar, mas sim ter as informações precisas em mãos e não estimar sempre.

Problema #3: Sem planos de assentos fixos em um escritório compartilhado

Um dos desafios do gerenciamento de reservas de mesa é não ter um plano de assentos fixo ou uma maneira de verificar onde alguém está sentado quando reserva seu espaço no escritório. Isso pode causar conflitos potenciais para os espaços que foram reservados e as pessoas podem ter dificuldade em encontrar seus colegas no escritório, se houver necessidade. 

Solução #3: mapa interativo do andar do escritório

Muitos desses aplicativos de reserva de mesa também vêm com soluções de planta baixa, onde você pode mapear o layout do seu escritório em um mapa interativo ao seu alcance! Isso torna muito fácil para você descobrir onde seus colegas estão sentados, onde cada equipe está localizada e o assento exato que deseja reservar.

Agora que falamos sobre desafios e soluções para superá-los, é hora de você pesquisar os diferentes fornecedores de soluções – e escolher o melhor! Para sua sorte, compilamos uma lista de provedores que você pode considerar para suas necessidades de gerenciamento de reservas!

Provedores de gerenciamento de reservas de mesa

1. FLYDESK

o Aplicativo FLYDESK é um aplicativo abrangente projetado para ajudá-lo com suas necessidades de escritório híbrido - tudo em um só lugar! Você pode usá-lo para reservar mesas, salas de reunião, vagas de estacionamento e outros recursos compartilhados. Além disso, também permite agendamento, permite a colaboração com sua própria equipe. Flydesk também permite que você pesquise espaços de coworking próximos – o que é extremamente benéfico quando não há espaços de trabalho suficientes no próprio escritório. 

Plataforma tudo-em-um sem complicações, equipada com todas as soluções de que você precisa como seu companheiro de trabalho híbrido perfeito!

2. Enviado

O Envoy é uma solução híbrida de gerenciamento de espaço de trabalho que também oferece recursos de gerenciamento de reservas de mesa – onde os funcionários podem reservar suas mesas por hora e até agendar reservas recorrentes por meio do próprio aplicativo. Os recursos adicionais também incluem a configuração de comodidades de mesa personalizadas, reserva de mesas em nome de outras pessoas, reserva de salas de reunião e também a criação de grupos com seus colegas no aplicativo para que você possa ver quando eles estão programados para estar no escritório!

3. Robin

Robin é uma plataforma híbrida de local de trabalho que oferece soluções para gerenciamento de reservas de mesa e sala, agendamento e análise para você obter informações sobre como seus funcionários estão usando o escritório. O aplicativo também permite a criação de mapas interativos do escritório e permite um processo contínuo para os hóspedes fazerem check-in quando visitam o escritório!

4. cadência

O Kadence é um software de trabalho híbrido que também vem na forma de um aplicativo, permitindo a reserva de mesas e salas, agendamento e gerenciamento de visitantes. A melhor parte é que este software pode realmente ser integrado a vários outros aplicativos, como Microsoft Teams, Google, Workday e muito mais - tornando-o conveniente para acessar! Os administradores podem até mesmo atribuir áreas específicas do escritório a departamentos específicos e agendá-los também – dando aos usuários flexibilidade ao atribuir as mesas.

5. Éden

O Eden é uma plataforma completa de RH e experiência no local de trabalho que oferece reserva de mesa, gerenciamento de visitantes, tíquete interno para solicitações de funcionários e agendamento de salas. A plataforma também pode ser integrada a diferentes outros aplicativos, como Microsoft Teams, Slack, G Suite Directory e muito mais!

Esperamos que este artigo tenha sido útil para cobrir todas as informações que você precisa saber para o gerenciamento de reservas de mesa!

Para saber mais sobre as soluções de trabalho híbrido que o FLYDESK oferece, que inclui muito mais do que o gerenciamento de reservas de mesa, entre em contato conosco hoje e obtenha uma demonstração gratuita do aplicativo FLYDESK!